Kısa cevap: İyi bir kurumsal e-posta imzası dört şey içerir: ad soyad ve unvan, firma adı, doğrudan iletişim bilgisi ve web adresi. Bunun ötesi genelde gürültüdür. Teknik tarafta üç kural var: logoyu ek dosya olarak değil bir URL'den yükleyin, imzayı 5-10 satırda tutun ve mobilde okunmasını test edin. Aşağıda kopyalayıp uyarlayabileceğiniz dört şablon ve Outlook, webmail, iPhone ile Gmail'de nasıl ekleneceği var.
İmza küçük bir detay gibi görünür ama günde yüz kez gönderilen bir öğedir. Yanlış kurulduğunda maillerinizin ek dosyalı görünmesine, spam puanının yükselmesine ve telefonda okunmaz hâle gelmesine yol açar.
Kurumsal imzada ne olmalı, ne olmamalı
| Olmalı | Olmamalı |
|---|---|
| Ad soyad ve unvan | Uzun hukuki uyarı metinleri |
| Firma adı | Arka plan resmi veya renkli tablolar |
| Doğrudan telefon | Alıntı, motivasyon sözü |
| Web adresi | Beş ayrı sosyal medya ikonu |
| Gerekiyorsa adres | Ek dosya olarak eklenen logo |
Uzun hukuki uyarılar konusunda net olalım: Türkiye'de standart bir yazışmanın altına "bu mail gizlidir" ibaresi koymak yasal bir zorunluluk değildir ve gerçek bir koruma sağlamaz. Sektörünüz gerektiriyorsa kısa tutun.
Dört şablon
1. Sade ve kurumsal
Ahmet Yılmaz
Satış Müdürü | Örnek Teknoloji A.Ş.
T: +90 212 000 00 00 M: +90 5xx xxx xx xx
ornekteknoloji.com2. Tek satırlık (yoğun yazışma için)
Ahmet Yılmaz · Satış Müdürü · Örnek Teknoloji · +90 5xx xxx xx xxAynı kişiyle günde birkaç kez yazışıyorsanız uzun imza her mesajda tekrar eder ve yazışmayı okunmaz hâle getirir. Bu yüzden birçok kurumda ilk mailde uzun, cevaplarda kısa imza kullanılır.
3. Destek ve teknik ekip
Ahmet Yılmaz
Teknik Destek | Örnek Teknoloji
Destek talebi: destek@ornekteknoloji.com
Çalışma saatleri: Hafta içi 09:00 - 18:00Destek imzalarında çalışma saatlerini yazmak beklenti yönetimi açısından işe yarar. Yazdığınız saatlere uyduğunuzdan emin olun; karşılamadığınız bir erişilebilirlik sözü vermek güven kaybettirir.
4. Randevu ve saha ekibi
Ahmet Yılmaz
Bölge Sorumlusu | Örnek Teknoloji
M: +90 5xx xxx xx xx
Adres: Örnek Mah. Örnek Cad. No:1 Başakşehir, İstanbulLogo eklemenin doğru yolu
Logoyu maile dosya olarak gömerseniz her mailiniz "ek dosyalı" görünür. Alıcı ek simgesini görüp gerçek bir dosya arar, bulamaz. Ayrıca gömülü görsel mail boyutunu her mesajda büyütür.
Doğru yöntem, logoyu kendi sunucunuzda bir adrese koyup imzada o adresi çağırmaktır:
<img src="https://ornekteknoloji.com/imza/logo.png" alt="Örnek Teknoloji" width="120" height="32">Üç noktaya dikkat edin. Birincisi width ve height vermek, görsel yüklenmeden önce yerin doğru ayrılmasını sağlar. İkincisi alt metni, görselleri kapalı okuyan alıcılar için gereklidir; çoğu mail programı görselleri varsayılan olarak engeller. Üçüncüsü adresin kalıcı olması: o dosyayı bir yıl sonra taşırsanız geçmiş tüm maillerinizdeki logo kırılır.
En dayanıklı seçenek ise logoyu hiç kullanmamaktır. Düz metin imza her istemcide aynı görünür ve hiçbir zaman bozulmaz.
Nerede nasıl eklenir
Outlook
Outlook'ta imzalar hesap bazında tanımlanır ve yeni mail ile cevaplar için ayrı ayrı seçilebilir. Birden fazla imza tanımlayıp uzun olanı yeni maillere, kısa olanı cevaplara atamak pratik bir düzendir. Outlook'a kurumsal hesabınızı henüz eklemediyseniz port ayarlarıyla birlikte Outlook mail kurulumu rehberimiz yol gösterir.
Webmail
SmarterMail gibi kurumsal webmail arayüzlerinde imza, hesap ayarları altında tanımlanır ve sunucu tarafında saklanır. Bunun avantajı şudur: imza cihazda değil hesapta durduğu için hangi bilgisayardan girerseniz aynı imzayı kullanırsınız. Webmail arayüzlerinin genel işleyişi için webmail nedir yazısına bakabilirsiniz.
iPhone ve Android
Telefonlarda varsayılan imza genellikle cihaz modelini yazan bir metindir ve kurumsal yazışmada iyi durmaz. Mail ayarlarından hesap bazında değiştirilebilir. Telefonda kısa imza kullanın: dört satırı geçen imzalar küçük ekranda mesajın kendisinden fazla yer kaplar.
Gmail arayüzünden gönderiyorsanız
Kurumsal adresinizi Gmail üzerinden kullanıyorsanız imzayı Gmail ayarlarından tanımlarsınız ve Gmail birden fazla imza tutup gönderen adrese göre otomatik seçebilir. Bu kurulumun sınırlarını (Gmail web arayüzünün IMAP desteklememesi dahil) kurumsal e-postayı Gmail üzerinden kullanma yazısında anlattık.
İmza spam puanını etkiler mi?
Doğrudan büyük bir etkisi yoktur ama kötü kurulmuş imza katkı yapar. Spam filtreleri şu üç şeyden hoşlanmaz: metne oranla çok fazla görsel, çok sayıda kısaltılmış veya izleme parametreli bağlantı, ve tek büyük görsele gömülmüş metin.
Yani sade metin imza en güvenli olanıdır. Buna karşılık teslim edilebilirliği belirleyen asıl unsur imza değil kimlik doğrulama kayıtlarınızdır. SPF, DKIM ve DMARC kurulu değilse en temiz imza da mailinizi spam klasöründen kurtarmaz; o tarafı SPF, DKIM ve DMARC rehberinde ele aldık. Mailleriniz hâlâ ulaşmıyorsa mail gitmiyor çözümü daha doğru adres.
Ekipte imza standardı nasıl kurulur?
Herkes kendi imzasını yazdığında on kişilik ekipte on farklı düzen oluşur. Basit bir yöntem: bir metin şablonu hazırlayıp yalnızca ad, unvan ve telefon alanlarını değiştirilecek şekilde paylaşmak. Şablonu bir dosyada tutun, yeni gelen çalışan aynı düzeni kullansın.
Hesapları merkezi olarak yönetebildiğiniz, çalışan ayrıldığında posta kutusunun şirkette kaldığı bir yapı istiyorsanız kurumsal e-posta paketlerine bakabilirsiniz. Kendi alan adınızla ilk hesabı henüz oluşturmadıysanız kendi alan adıyla kurumsal e-posta kurulumu yazısı baştan sona anlatıyor.
Sık Sorulan Sorular
Kurumsal e-posta imzasında ne yazmalı?
Ad soyad ve unvan, firma adı, doğrudan iletişim bilgisi ve web adresi yeterlidir. Gerekiyorsa adres eklenir. Uzun hukuki uyarılar, alıntılar ve çok sayıda sosyal medya ikonu imzayı gereksiz büyütür.
İmzaya logo eklemek maili bozar mı?
Logoyu dosya olarak gömerseniz her mailiniz ek dosyalı görünür ve boyutu büyür. Doğru yöntem logoyu bir URL'den çağırmak, alt metni ve width ile height değerlerini vermektir. En dayanıklısı düz metin imzadır.
İmza spam filtresini tetikler mi?
Tek başına belirleyici değildir ama metne oranla çok fazla görsel, çok sayıda izleme parametreli bağlantı ve görsele gömülü metin olumsuz katkı yapar. Teslim edilebilirliği belirleyen asıl unsur SPF, DKIM ve DMARC kayıtlarıdır.
Telefonda imza neden bozuk görünüyor?
Çoğu zaman imza masaüstü için tasarlandığı ve tablo ya da sabit genişlikli görsel içerdiği içindir. Telefonlarda dört satırı geçmeyen, tablosuz ve düz metin ağırlıklı bir imza kullanmak en güvenlisidir.
Cevaplarda da uzun imza kullanmalı mıyım?
Gerekmez. Yaygın uygulama, ilk mailde tam imza, aynı yazışmanın cevaplarında ise ad ve telefondan oluşan kısa imza kullanmaktır. Aksi halde uzun yazışmalarda imzalar mesajdan fazla yer kaplar.
İmzayı cihazda mı hesapta mı tanımlamalıyım?
Mümkünse webmail üzerinden hesapta tanımlayın. Böylece hangi bilgisayardan girerseniz aynı imzayı kullanırsınız. Cihazda tanımlanan imza yalnızca o cihazda geçerli olur.
